Giải pháp thăm quan


HỖ TRỢ
Đăng ký
Đăng nhập
Bắt đầu dùng thử miễn phí

Những điều nên và không nên khi viết yêu cầu

Những điều nên và không nên khi viết yêu cầu

Mục lục

Nếu bạn giống như hầu hết mọi người, có lẽ bạn không thích viết các yêu cầu. Đó không phải là điều thú vị nhất trên thế giới, nhưng nó là một phần quan trọng trong quá trình phát triển sản phẩm. Một tài liệu yêu cầu tốt hơn có thể tiết kiệm cho tổ chức của bạn một khoản tiền lớn với sự giao tiếp rõ ràng giữa nhà phát triển và các bên liên quan đến sản phẩm. Đổi lại, điều này phản ánh trong toàn tổ chức, bao gồm tính minh bạch cao hơn, ít làm lại hơn và năng suất được cải thiện.

Mặc dù mọi tổ chức đều có các yêu cầu và phương pháp khác nhau, nhưng các nguyên tắc cơ bản để viết yêu cầu vẫn giống nhau. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ một số mẹo có thể giúp bạn nâng cao kỹ năng viết yêu cầu của mình và giúp bạn viết Đặc tả yêu cầu rõ ràng và sắc nét.

Đặc điểm kỹ thuật yêu cầu là gì?

Đặc tả yêu cầu, còn được gọi là tài liệu, là một quá trình ghi lại tất cả các yêu cầu của hệ thống và người dùng dưới dạng một tài liệu. Các yêu cầu này phải rõ ràng, đầy đủ, toàn diện và nhất quán. 

Trong hoạt động thu thập, chúng tôi thu thập tất cả các yêu cầu từ nhiều nguồn khác nhau. Trong quá trình phân tích và hoạt động đàm phán, chúng tôi phân tích và hiểu rõ những yêu cầu đó. Bây giờ, chúng ta phải chuẩn bị một tài liệu chính thức giải thích những yêu cầu đó. Đó là đặc điểm kỹ thuật yêu cầu. Nói một cách chính xác, đó là quá trình ghi lại tất cả các nhu cầu và ràng buộc của người dùng và hệ thống một cách rõ ràng và chính xác.

“Các phương pháp hay nhất” trong Quản lý yêu cầu có nghĩa là gì?

Tôi thấy rất thú vị khi mọi người đều nói về việc muốn được đào tạo về “các phương pháp hay nhất”. Thuật ngữ này thường được sử dụng để mô tả hình thức tư vấn mà chúng tôi có thể cung cấp. Điều đó thực sự có ý nghĩa gì? Tôi tin rằng tất cả chúng ta đã tin vào huyền thoại rằng các phương pháp hay nhất có thể là cơ sở để đào tạo các cá nhân. Thực hành tốt nhất không được đào tạo, họ có kinh nghiệm.

Nếu chúng ta so sánh phương pháp thực hành tốt nhất với tự nhiên, chúng ta biết rằng không chỉ loài mạnh nhất mà còn là loài sung mãn nhất sẽ tồn tại. Đó là một trong những lý do khiến việc thay đổi các quy trình trong tổ chức trở nên khó khăn. Hãy suy nghĩ về điều đó trong một thời điểm. Mạnh nhất và sung mãn nhất có thể mô tả phần lớn các cá nhân bạn có trong bất kỳ nhóm nào trong tổ chức của bạn. Tôi đã thấy điều này lặp đi lặp lại trong lĩnh vực Kỹ thuật hệ thống. Những kỹ sư giỏi nhất và giỏi nhất thường đã làm công việc của họ trong nhiều năm và có một cách cụ thể để họ thực hiện công việc này. Yêu cầu họ thử các kỹ thuật và công cụ mới thường vô ích, vì họ không biết điều này sẽ cải thiện công việc vốn đã tuyệt vời mà họ đang làm như thế nào. Việc thực hành của họ sẽ tồn tại nếu chúng ta tiếp tục áp dụng phương pháp thực hành tốt nhất cho họ.

Những thách thức khi viết yêu cầu

Có những thách thức khác nhau mà mọi người phải đối mặt khi viết các yêu cầu.

Thủ tục giấy tờ kém - Trong một số tổ chức, tài liệu về các quá trình không tồn tại hoặc không đạt tiêu chuẩn. Trong trường hợp này, việc thu thập các yêu cầu trở thành một quy trình gồm hai bước: đầu tiên thiết kế ngược lại quy trình hiện có, sau đó xác định các khu vực cần cải tiến và tối ưu hóa. Để xác nhận rằng các yêu cầu được bổ sung và chính xác, điều quan trọng là xác định các bên liên quan chính và các chuyên gia về chủ đề, tham gia trực tiếp với họ. Vẽ bản đồ quy trình kinh doanh và hình dung quy trình làm việc là hai cách tuyệt vời để làm điều đó. Điều này giúp loại bỏ các giả định không chính xác đồng thời cung cấp một bức tranh hoàn chỉnh. Vẽ bản đồ quy trình và hiển thị quy trình là hai cách tiếp cận hữu ích cho mục đích này.

Yêu cầu mâu thuẫn - Khi các bên liên quan có những ưu tiên khác nhau cho các mục tiêu kinh doanh của họ, điều này dẫn đến các yêu cầu mâu thuẫn với nhau. Trong những trường hợp như vậy, trách nhiệm của một nhà phân tích kinh doanh là ghi lại tất cả các yêu cầu một cách chi tiết, xác định những yêu cầu nào chống lại nhau và cho phép các bên liên quan có cơ hội quyết định điều gì cần ưu tiên.

Bạn không thể đưa ra quyết định mà không cần lắng nghe ý kiến ​​đóng góp của các bên liên quan và với tư cách là một nhà phân tích kinh doanh, bạn có thể có một số ý tưởng về những gì nên được ưu tiên. Điều quan trọng vẫn là lắng nghe quan điểm của các bên liên quan. Thiết lập một cuộc thăm dò có thể là một trong những phương pháp để có được sự rõ ràng về những gì quan trọng nhất đối với đa số các bên liên quan.

Không có sẵn thông tin đầu vào của người dùng - Một số lý do có thể góp phần làm cho người dùng cuối không có sẵn và mỗi lý do yêu cầu cách giải quyết riêng. Ví dụ: đôi khi người dùng cuối quá bận tâm với công việc hàng ngày của họ đến mức họ không muốn tham gia vào các hoạt động thu thập yêu cầu.

Trong những trường hợp như vậy, điều tốt nhất mà một nhà phân tích kinh doanh có thể làm là hạn chế số lượng và độ dài của các cam kết. Trước cuộc họp, nghiên cứu càng nhiều càng tốt sẽ giúp cuộc thảo luận có tổ chức và nhiều thông tin hơn. Nó gần giống như biến việc thu thập các yêu cầu thành các phiên xác thực yêu cầu. xác định nhóm trọng tâm và xác định người dùng cuối phù hợp nhất cho mỗi nhóm

Tập trung vào giao diện thay vì trải nghiệm - Nhiều bên liên quan và người dùng cuối có tầm nhìn rõ ràng về cách giải pháp mới sẽ xuất hiện, nhưng họ không biết nó sẽ đạt được những gì. Giao diện người dùng của bất kỳ hệ thống nào là rất quan trọng, nhưng nó không nên xác định hoặc can thiệp vào chức năng.

Các nhà phân tích kinh doanh nên luôn nhớ giữ riêng các yêu cầu về thiết kế và chức năng trong tài liệu của họ. Bằng cách sử dụng các công cụ tổng quát hơn như sơ đồ, câu chuyện người dùng hoặc các nguyên mẫu có độ phân giải thấp hơn là bản nháp thiết kế, họ có thể duy trì sự tập trung vào các khía cạnh chức năng của việc thu thập yêu cầu.

Đầu vào của các bên liên quan - Khi các bên liên quan hoặc người dùng cuối cố gắng nói cho các nhà thiết kế biết hệ thống nên hoạt động như thế nào thay vì hệ thống phải làm gì, điều đó có thể dẫn đến các thiết kế không tối ưu. Để bắt đầu điều này, hãy xác thực từng 'yêu cầu sai' bằng cách hỏi 'tại sao?' cho đến khi bạn đi đến vấn đề thực sự cần giải quyết.

Vấn đề truyền thông - Trong số các vấn đề có thể dẫn đến thông tin sai lệch giữa nhà phân tích kinh doanh và các bên khác là rào cản ngôn ngữ, giả định sai, từ vựng được giải thích không đầy đủ và sử dụng quá nhiều thuật ngữ kỹ thuật.

Cách tiếp cận lý tưởng để tránh vấn đề này là tương tác thường xuyên và phát triển các cuộc trò chuyện hai chiều. Ghi lại các nhu cầu mà bạn đã phát hiện ra và gửi chúng để xem xét và phê bình ngang hàng cho nhiều chuyên gia về chủ đề khác nhau, tạo bảng chú giải thuật ngữ và kiểm tra kỹ các tiền đề.

10 điều nên và không nên khi viết yêu cầu:

Làm #1. Cùng một lúc - Mỗi yêu cầu nên được coi như một trường hợp kiểm thử rời rạc. Không nên sử dụng các liên từ như và, hoặc, v.v. vì chúng có thể dẫn đến việc bỏ sót các yêu cầu. Điều này đặc biệt quan trọng vì các điều khoản như thế này có thể khiến các nhà phát triển phần mềm và người kiểm tra bỏ qua các yêu cầu. Chia các nhu cầu phức tạp thành các phần nhỏ hơn cho đến khi từng phần có thể được kiểm tra riêng biệt là một cách để ngăn điều này xảy ra.

Đừng #1. Nói “Cái gì” chứ không phải “Làm thế nào” - Trọng tâm nên tập trung vào những gì hệ thống sẽ làm, không phải là cách nó thực hiện. Ngoài ra, tránh đi quá sâu vào các chủ đề thiết kế như tên trường, đối tượng ngôn ngữ lập trình và đối tượng phần mềm. Nếu bạn thấy mình đang thảo luận về những chủ đề này trong Tài liệu Đặc tả Yêu cầu, hãy lùi lại một bước - điều này có thể có nghĩa là bạn đang trở nên quá cụ thể.

Làm #2. Truy xuất nguồn gốc - Truy xuất nguồn gốc trong quản lý dự án đề cập đến việc đảm bảo rằng các yêu cầu được liên kết với các thành phần khác trong dự án. Điều này cho phép người quản lý dự án, nhà phát triển và các bên liên quan theo dõi toàn bộ vòng đời của yêu cầu từ đầu đến cuối theo mọi hướng cũng như với các phần khác của hệ thống. Nếu bạn quản lý khả năng truy xuất nguồn gốc đúng cách, bạn có thể tránh mã không tương ứng với bất kỳ yêu cầu nào (mã 'đi lạc') và đảm bảo rằng mọi trường hợp thử nghiệm đều bao gồm ít nhất một yêu cầu. Bạn có thể truy xuất nguồn gốc các yêu cầu bằng cách gắn nhãn chúng với một số nhận dạng duy nhất và cung cấp thông tin về nguồn của chúng trong một kho lưu trữ trung tâm mà tất cả các thành viên trong nhóm đều có thể truy cập được.

Đừng #2. Không có ngoại lệ - Một yêu cầu không được có điều khoản thoát. Ví dụ: “Hệ thống sẽ xác định số lần đăng nhập, ngoại trừ khi người dùng đã nhập sai tên người dùng rõ ràng”.

Làm #3. Khả thi – Đảm bảo rằng ngân sách và thời gian của dự án là khả thi, cùng với các nguồn lực sẵn có. Nếu điều kiện này có thể hỗ trợ yêu cầu, thì có thể tiến hành kế hoạch.

Đừng #3. Nói Không với các điều khoản “cho ra ngoài” - Cố gắng tránh xa các cụm từ dễ hiểu như nhưng, ngoại trừ và chỉ khi cần thiết.

Làm #4. Tính nhất quán - Duy trì mức độ chi tiết nhất quán. Ví dụ: đối với các yêu cầu của người dùng, người dùng cuối phải là chủ thể của mọi câu. Tương tự, đối với các yêu cầu về hệ thống, hệ thống phải là chủ đề của mọi câu.

Đừng #4. Không có chữ viết tắt - Mọi yêu cầu phải là một câu đầy đủ mà không có bất kỳ từ viết tắt hoặc biệt ngữ nào.

Làm #5. Giọng nói hoạt động - Luôn viết với giọng chủ động, đảm bảo rằng một trong những diễn viên là chủ đề của mỗi câu.

Đừng #5. Đừng mập mờ – Không sử dụng các thuật ngữ mơ hồ như khoảng, v.v.và nhiều thuật ngữ tương tự như vậy trong tài liệu yêu cầu. Đảm bảo giải thích các yêu cầu theo cách mà mọi người liên quan đều hiểu chúng một cách chính xác. Tuyên bố mơ hồ có thể dẫn đến hiểu sai và có thể gây ra xung đột giữa các bên liên quan khác nhau.

Làm #6. Chủ ngữ & Vị ngữ - Đối với mọi yêu cầu, phải có chủ ngữ (người dùng / hệ thống) và vị ngữ (kết quả dự kiến, hành động hoặc điều kiện).

Đừng #6. Suy đoán có thể gây ra thiệt hại - Đừng đoán; không lập danh sách các tính năng nằm ngoài câu hỏi. Nói rằng bạn muốn một hệ thống xử lý tất cả các lỗi không mong muốn là điều hoàn toàn tưởng tượng vì không có hệ thống nào giống 100% những gì bạn mong muốn. Tránh các câu nói trùng lặp và mâu thuẫn.

Làm #7. Kiểm chứng - Một điều khác cần lưu ý khi tổ chức các yêu cầu là chúng phải luôn có thể kiểm tra được. Điều này có nghĩa là cần có khả năng xác minh hệ thống đáp ứng yêu cầu được đề cập. Điều này cũng liên kết đến điểm tiếp theo của chúng tôi - truy xuất nguồn gốc. Nếu một yêu cầu chứa đầy các thuật ngữ mơ hồ, thì việc phân tích và xác minh xem hệ thống có thực sự đáp ứng các tiêu chuẩn này về Hiệu suất hay không sẽ trở nên khó khăn hơn. Do đó, càng nhiều càng tốt, hãy nhắm đến sự rõ ràng và chính xác trong ngôn ngữ của bạn để việc thu thập Yêu cầu không phải là một quá trình mơ hồ.

Đừng #7. Tránh các tùy chọn - Không đưa ra ý tưởng hoặc lựa chọn. Bạn có thể phát hiện những điều này trong bất kỳ câu lệnh nào bao gồm các cụm từ có thể, có thể, có thể, hoặc nên.

Làm #8. Chính xác - Đảm bảo rằng mỗi câu đều hoàn chỉnh và đúng ngữ pháp với chủ ngữ, động từ và vị ngữ thích hợp.

Đừng #8. Đừng nói chuyện trong thì tương lai - Không đề cập đến một yêu cầu chưa được xác định. Mục tiêu của bạn là làm cho tài liệu dễ đọc nhất có thể.

Làm #9. Tập trung - Thiết lập sự tập trung bằng cách loại bỏ các cụm từ lan man, quá dài và các tham chiếu đến các bài báo lỗi thời.

Đừng #9. Những gì nên được sử dụng và ở đâu? - “Sẽ” nên được sử dụng khi các yêu cầu được nêu rõ, “Ý chí” nên được sử dụng để thể hiện các tuyên bố về sự kiện; & “Nên” để thể hiện một mục tiêu cần đạt được.

Làm #10. Thủ tục giấy tờ có tổ chức làm điều kỳ diệu - Giữ các yêu cầu được sắp xếp ở một nơi để cải thiện khả năng đọc tài liệu của bạn và tránh lãng phí thời gian tham khảo chéo nhiều nguồn.

Đừng #10. Không sử dụng thuật ngữ không xác định – Không sử dụng các thuật ngữ không xác định như “thân thiện với người dùng, linh hoạt và mạnh mẽ” vì có thể gây khó khăn khi cố gắng xác định các trường hợp thử nghiệm. Những từ này thường mang những ý nghĩa khác nhau đối với những người khác nhau.

Yêu cầu thăm quan Nền tảng ALM

Visure là một trong những nền tảng quản lý vòng đời ứng dụng đáng tin cậy nhất, chuyên quản lý các yêu cầu cho các tổ chức thuộc mọi quy mô trên toàn cầu. Các đối tác chính của Visure bao gồm các công ty quan trọng về kinh doanh và quan trọng về an toàn. Công ty tích hợp thông qua toàn bộ quy trình Quản lý vòng đời ứng dụng bao gồm quản lý rủi ro, theo dõi vấn đề và lỗi, quản lý truy xuất nguồn gốc, quản lý thay đổi và nhiều lĩnh vực khác như phân tích chất lượng, lập phiên bản yêu cầu và báo cáo mạnh mẽ.  

Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ quản lý yêu cầu sẽ giúp bạn với cả yêu cầu chức năng và phi chức năng, hãy xem Yêu cầu về lượt truy cập. Với nền tảng này, bạn có thể dễ dàng tạo, quản lý và theo dõi tất cả các yêu cầu của dự án ở một nơi.

Kết luận

Đặc tả yêu cầu là một quy trình quan trọng trong quá trình phát triển phần mềm, nhưng để viết ra các yêu cầu tốt có thể là một thách thức. 20 mẹo mà chúng tôi đã cung cấp sẽ giúp bạn viết các yêu cầu tốt hơn, giúp quá trình này diễn ra suôn sẻ hơn cho mọi người tham gia. Nếu bạn muốn đưa các yêu cầu của mình lên một tầm cao mới, hãy cân nhắc sử dụng một công cụ như Nền tảng ALM Yêu cầu Visure. yêu cầu một Dùng thử miễn phí 30 ngày ngay hôm nay và xem cách nền tảng của chúng tôi có thể giúp bạn hợp lý hóa các quy trình quản lý và thu thập yêu cầu của mình.

Đừng quên chia sẻ bài viết này!

Áo sơ mi

Chi phí cao của việc quản lý yêu cầu kém

Tháng Sáu 06th, 2024

11 giờ sáng giờ EST | 5 giờ chiều CET | 8 giờ sáng theo giờ Thái Bình Dương

Louis Arduin

Louis Arduin

Loa chính

Tác động & Giải pháp cho việc quản lý yêu cầu không hiệu quả

Khám phá tác động đáng kể mà các phương pháp quản lý yêu cầu không hiệu quả có thể gây ra đối với chi phí và tiến độ của dự án.