Quản lý yêu cầu & Truy xuất nguồn gốc với Microsoft Office Word & Excel
Cách tạo Ma trận truy xuất nguồn gốc trong Excel
Mục lục
Ma trận Truy nguyên Yêu cầu là gì?
Ma trận theo dõi yêu cầu (RTM) là một công cụ được sử dụng để xác minh rằng từng yêu cầu đã được giải quyết trong quá trình thiết kế và phát triển của một dự án. Nó cung cấp một liên kết có thể theo dõi giữa các yêu cầu của khách hàng, yêu cầu hệ thống, tài liệu thiết kế, các bước lập kế hoạch kiểm tra, yêu cầu thay đổi và phát hành sản phẩm cuối cùng. RTM giúp đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu đều được đáp ứng trước khi dự án được triển khai. Nó cũng cho phép giao tiếp tốt hơn trong nhóm phát triển bằng cách cung cấp một cái nhìn tổng quan dễ dàng cập nhật về tiến trình của dự án. Bằng cách sử dụng ma trận này làm tài liệu tham khảo, các nhà phát triển có thể nhanh chóng xác định bất kỳ lỗ hổng hoặc vấn đề tiềm ẩn nào liên quan đến nhiệm vụ được giao của họ. Ngoài ra, nó đóng vai trò là nguồn tài nguyên vô giá để xem xét các thay đổi được thực hiện trong suốt quá trình của dự án nhằm đảm bảo rằng không có chức năng nào bị bỏ qua hoặc lãng quên.
RTM thiết lập cơ sở để đo lường mức độ hoàn chỉnh của dự án và giúp xác định các vấn đề trước khi chúng phát sinh. Nó cũng cho phép các bên liên quan dễ dàng theo dõi tiến độ và cung cấp một bản ghi chính xác, cập nhật về tất cả các yêu cầu đã được giải quyết. Ma trận có thể được sử dụng như một công cụ lập kế hoạch và một công cụ kiểm tra, giúp đảm bảo rằng nhóm phát triển đang đi đúng hướng với các mục tiêu của họ và rằng tất cả các yêu cầu đều được đáp ứng. Bằng cách tổ chức các nhiệm vụ thành các ma trận dễ đọc, các bên liên quan được trang bị tốt hơn để đưa ra quyết định sáng suốt về dự án của họ.
Cuối cùng, việc sử dụng Ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu sẽ giúp khách hàng cảm thấy tin tưởng hơn vào sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ đang nhận, biết rằng mọi yêu cầu đã được tính đến và nhu cầu của họ đã được đáp ứng. Loại ma trận này là nguồn tài nguyên vô giá cho bất kỳ nhóm phát triển nào và có thể giúp đảm bảo sự thành công của dự án.
Làm cách nào để tạo Ma trận truy xuất nguồn gốc trong Excel?
Việc tạo Ma trận truy tìm nguồn gốc yêu cầu trong Excel tương đối đơn giản. Để bắt đầu, hãy tạo một bảng tính với hai cột có nhãn "Yêu cầu" và "Trạng thái". Đối với mỗi yêu cầu, hãy liệt kê các nhiệm vụ hoặc hoạt động liên quan phải được hoàn thành để đáp ứng yêu cầu đó trong cột Trạng thái. Khi điều này được thực hiện, hãy sử dụng mã màu để chỉ rõ yêu cầu nào đã được đáp ứng và yêu cầu nào chưa được giải quyết. Điều này sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan dễ đọc về tiến độ của dự án và giúp các bên liên quan xác định bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào có thể cần được giải quyết. Cuối cùng, hãy cập nhật RTM thường xuyên để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
Bằng cách sử dụng Ma trận truy nguyên yêu cầu như một phần của quy trình quản lý dự án, bạn có thể đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu của khách hàng đều được đáp ứng trước khi dự án được triển khai. Ma trận này cũng giúp hợp lý hóa giao tiếp giữa các bên liên quan, cung cấp tổng quan cập nhật về tiến độ của dự án và giúp xác định bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào. Sử dụng công cụ này cuối cùng sẽ giúp đảm bảo sự thành công của sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
Các bước để tạo ma trận truy xuất nguồn gốc trong Excel
Bước 1: Dán Yêu cầu vào Tài liệu – Bắt đầu bằng cách sao chép và dán các yêu cầu của khách hàng vào một cột trong tài liệu Excel của bạn.
Bước 2: Thêm Cột Trạng thái – Tiếp theo, tạo một cột khác có nhãn “Trạng thái” và sử dụng nó để liệt kê các nhiệm vụ hoặc hoạt động cần hoàn thành để đáp ứng từng yêu cầu.
Bước 3: Sử dụng mã màu – Để giúp các bên liên quan dễ dàng xác định yêu cầu nào đã được đáp ứng và yêu cầu nào chưa, hãy sử dụng mã màu trong cột Trạng thái. Ví dụ: bạn có thể chỉ định màu xanh lục cho các nhiệm vụ đã hoàn thành và màu đỏ cho các nhiệm vụ vẫn cần hoàn thành.
Bước 4: Cập nhật thường xuyên – Cuối cùng, hãy cập nhật RTM thường xuyên khi các thay đổi được thực hiện trong suốt quá trình của dự án. Điều này sẽ đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và giúp các bên liên quan theo dõi tiến độ.
Bằng cách sử dụng Ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu trong Excel, nhà phát triển có thể nhanh chóng xác định bất kỳ lỗ hổng hoặc vấn đề tiềm ẩn nào liên quan đến nhiệm vụ được giao của họ. Ngoài ra, nó đóng vai trò là nguồn tài nguyên vô giá để xem xét các thay đổi được thực hiện trong suốt quá trình của dự án nhằm đảm bảo rằng không có chức năng nào bị bỏ qua hoặc lãng quên. Bằng cách tổ chức các nhiệm vụ thành các ma trận dễ đọc, các bên liên quan được trang bị tốt hơn để đưa ra quyết định sáng suốt về dự án của họ. Cuối cùng, việc sử dụng công cụ này sẽ giúp khách hàng cảm thấy tin tưởng hơn vào sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ đang nhận được, biết rằng mọi yêu cầu đã được tính đến và nhu cầu của họ đã được đáp ứng. Việc sử dụng Ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu là điều cần thiết đối với bất kỳ nhóm phát triển nào và có thể giúp đảm bảo sự thành công của dự án.
Sự cố với việc tạo Ma trận truy xuất nguồn gốc trong Excel
Mặc dù việc tạo Ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu trong Excel có thể là một công cụ hiệu quả để quản lý dự án, nhưng vẫn có một số nhược điểm tiềm ẩn cần xem xét. Đầu tiên, nếu ma trận không được cập nhật thường xuyên, nó có thể trở nên lỗi thời và không chính xác. Ngoài ra, việc sử dụng mã màu có thể gây khó khăn cho việc xác định tác vụ nào đã được hoàn thành nếu sử dụng nhiều tùy chọn trạng thái. Cuối cùng, tài liệu Excel đôi khi có thể khó chia sẻ giữa các bên liên quan do vấn đề tương thích.
Sử dụng Công cụ quản lý yêu cầu để tạo RTM
Một cách để tránh các sự cố tiềm ẩn liên quan đến việc tạo Ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu trong Excel là sử dụng công cụ quản lý yêu cầu trực tuyến. Các công cụ này cung cấp các tính năng như mẫu có thể tùy chỉnh, khả năng chỉnh sửa cộng tác và báo cáo truy xuất nguồn gốc giúp các bên liên quan dễ dàng xem tiến độ dự án. Ngoài ra, những công cụ này cũng có thể được sử dụng để theo dõi các thay đổi được thực hiện trong suốt quá trình thực hiện dự án và đảm bảo rằng không có chức năng nào bị bỏ qua hoặc lãng quên.
Nhìn chung, việc sử dụng Ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu là một phần thiết yếu của bất kỳ quy trình quản lý dự án nào. Nó giúp các nhà phát triển luôn tổ chức bằng cách liệt kê các nhiệm vụ liên quan đến từng yêu cầu của khách hàng và cho phép các bên liên quan dễ dàng xác định bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào cần giải quyết. Việc sử dụng RTM sẽ giúp đảm bảo sự thành công của sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn, đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm có chất lượng tốt nhất có thể. cho dù bạn chọn tạo RTM của mình trong Excel hay sử dụng công cụ quản lý yêu cầu trực tuyến, thì công cụ này là vô giá đối với bất kỳ nhóm phát triển nào. Nó sẽ giúp đảm bảo rằng tất cả các nhu cầu của khách hàng đã được đáp ứng và không có chức năng nào bị bỏ qua hoặc lãng quên. Với Ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu, các nhóm có thể được trang bị tốt và tự tin hơn vào kết quả dự án của họ!
Yêu cầu thăm quan Nền tảng ALM
Quá trình tạo Ma trận xác định nguồn gốc yêu cầu nên bắt đầu với việc thiết lập mục tiêu để chỉ rõ những gì RTM sẽ cung cấp. Như chúng tôi đã giải thích trước đó, có nhiều loại RTM khác nhau và điều quan trọng là phải thu thập thông tin phù hợp cho đúng ma trận.
Bước tiếp theo là theo dõi yêu cầu. Ngày nay, việc theo dõi yêu cầu được thực hiện với sự trợ giúp của công cụ truy tìm nguồn gốc yêu cầu, giống như công cụ do Visure Solutions cung cấp. Việc thu thập các yêu cầu từ MS Word, MS Excel, ReqIF và các nguồn khác sẽ dễ dàng hơn, quản lý các thay đổi trong các giai đoạn khác nhau của vòng đời với sự trợ giúp của công cụ truy xuất nguồn gốc và tách biệt các yêu cầu thành thử nghiệm hoặc chưa thử nghiệm.
Được thiết kế để cung cấp hỗ trợ tích hợp cho quy trình yêu cầu hoàn chỉnh, Yêu cầu về Visure là một công cụ phần mềm quản lý yêu cầu hiện đại, nổi bật với khả năng tùy chỉnh và dễ sử dụng. Yêu cầu về lượt truy cập đi kèm với một số báo cáo RTM có thể được tùy chỉnh và tạo chỉ với một vài cú nhấp chuột.
Một RTM điển hình được tạo ra bởi Yêu cầu về Visure chứa các yêu cầu sản phẩm, yêu cầu hệ thống, yêu cầu thành phần, rủi ro và thử nghiệm. Yêu cầu về khả năng hiển thị có thể xuất RTM sang nhiều định dạng khác nhau, bao gồm PDF và XLS.
Việc quản lý toàn bộ quy trình yêu cầu trong một công cụ duy nhất giúp các bên liên quan dễ dàng hiểu, theo dõi và tham gia, đồng thời giúp đảm bảo rằng các yêu cầu được thu thập xác định hệ thống mà người dùng yêu cầu.
Kết luận
Tóm lại, việc phát triển Ma trận truy nguyên yêu cầu là một phần thiết yếu của bất kỳ quy trình quản lý dự án nào. Nó giúp các nhà phát triển luôn tổ chức bằng cách liệt kê các nhiệm vụ liên quan đến từng yêu cầu của khách hàng và cho phép các bên liên quan dễ dàng xác định bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào cần giải quyết. Sử dụng Excel để tạo RTM có thể có lợi, nhưng nó cũng có một số nhược điểm như khó chia sẻ tài liệu và duy trì tính nhất quán giữa các phiên bản khác nhau. Để tận dụng tối đa RTM của bạn, hãy cân nhắc sử dụng công cụ quản lý yêu cầu trực tuyến như Nền tảng ALM Yêu cầu Visure của Visure Solutions. Phần mềm này cung cấp các tính năng như mẫu có thể tùy chỉnh, khả năng chỉnh sửa cộng tác, báo cáo truy xuất nguồn gốc và xuất truy xuất nguồn gốc sang nhiều định dạng giúp dễ dàng quản lý toàn bộ quy trình yêu cầu trong một công cụ. Sử dụng RTM với sự trợ giúp của công cụ quản lý yêu cầu sẽ giúp đảm bảo sự thành công của sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn, đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm có chất lượng tốt nhất có thể. Hãy đảm bảo tận dụng lợi thế của công cụ vô giá này ngay hôm nay!
Đừng quên chia sẻ bài viết này!
