Giải pháp thăm quan


HỖ TRỢ
Đăng ký
Đăng nhập
Bắt đầu dùng thử miễn phí

Các hạn chế của Word và Excel đối với Quản lý Yêu cầu

Các hạn chế của Word và Excel đối với Quản lý Yêu cầu

Mục lục

Một trong những nhược điểm lớn nhất của việc sử dụng MS Excel và Word cho Quản lý Yêu cầu là chúng không được thiết kế cho mục đích đó. Do đó, chúng thiếu nhiều tính năng và chức năng giúp Quản lý yêu cầu dễ dàng và hiệu quả hơn. Ví dụ, có thể khó theo dõi tất cả các yêu cầu khi chúng nằm rải rác trên nhiều tài liệu. Và nếu bạn cần thay đổi một yêu cầu nào đó, bạn thường phải xem qua từng tài liệu một để tìm và cập nhật nó.

Nhược điểm của việc sử dụng MS Word và Excel để quản lý các yêu cầu

  • Thông tin rải rác - Thông tin trong Microsoft word hoặc excel bị phân tán và không có tổ chức. Do đó, trước hết mất rất nhiều thời gian để tìm chính xác những gì bạn cần và thứ hai, khiến việc sử dụng lại những yêu cầu đó trở nên khó khăn. Ngoài ra, các tác vụ khác nhau như sắp xếp và lọc không thể thực hiện được trong word hoặc excel.
  • Không có khả năng truy xuất nguồn gốc – Microsoft office không cho phép bất kỳ loại truy xuất nguồn gốc nào trong tài liệu của mình. Do đó, không có cách nào để lấy số liệu và báo cáo hoặc thực hiện phân tích tác động. Nếu bạn phải theo dõi tất cả các yêu cầu trong word hoặc office, thì việc đó phải được thực hiện thủ công, điều này rất tốn thời gian và công sức. 
  • Truy cập đồng thời - Khi người dùng mở một tài liệu, nó sẽ bị chặn hoàn toàn. Không có cách nào để người dùng khác sửa đổi tài liệu trong khi người khác đang mở tài liệu. Không có quyền truy cập khác nhau trên các yêu cầu / thuộc tính / vv. Do đó, không thể có nhiều người dùng truy cập vào cùng một tài liệu cùng một lúc. 
  • Thiếu Kiểm soát & Thử nghiệm Kiểm tra - Trong Microsoft Office, các tài liệu chỉ có thể có nhiều phiên bản khi được quản lý theo cách thủ công chứ không có thông tin bên trong các tài liệu đó. Ngoài ra, không có hồ sơ về những thay đổi được thực hiện trong các yêu cầu. Do đó, không có lịch sử thay đổi, không thể thực hiện các hoạt động như kiểm soát thay đổi hoặc kiểm soát phiên bản. 

Ngược lại, nền tảng Quản lý yêu cầu được thiết kế đặc biệt để quản lý các yêu cầu phần mềm. Điều này có nghĩa là nó bao gồm tất cả các tính năng và chức năng bạn cần để giúp Quản lý yêu cầu dễ dàng và hiệu quả hơn. Ví dụ: hầu hết các nền tảng Quản lý Yêu cầu đều bao gồm một kho lưu trữ trung tâm, nơi lưu trữ tất cả các yêu cầu. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi tất cả các yêu cầu và thực hiện các thay đổi khi cần thiết. Ngoài ra, hầu hết các nền tảng Quản lý yêu cầu đều rất hợp tác. Điều này có nghĩa là các thành viên khác nhau trong nhóm có thể làm việc trên các phần khác nhau của yêu cầu cùng một lúc mà không gây nhầm lẫn hoặc mắc lỗi.

Nhìn chung, có nhiều nhược điểm khi sử dụng MS Excel và Word để Quản lý Yêu cầu. Các công cụ có mục đích chung này không được thiết kế cho mục đích đó và thiếu nhiều tính năng cũng như chức năng giúp Quản lý Yêu cầu dễ dàng và hiệu quả hơn. Ngược lại, nền tảng Quản lý Yêu cầu được thiết kế đặc biệt để quản lý các yêu cầu phần mềm và bao gồm tất cả các tính năng và chức năng bạn cần để giúp Quản lý Yêu cầu dễ dàng và hiệu quả hơn. Do đó, hầu hết các công ty thực hiện quá trình chuyển đổi sang nền tảng Quản lý yêu cầu đều nhanh chóng nhận ra những lợi ích mà nó mang lại.

Đừng quên chia sẻ bài viết này!

Áo sơ mi

Hợp lý hóa việc quản lý và xác nhận yêu cầu

Tháng Bảy 11th, 2024

10 giờ sáng giờ EST | 4 giờ chiều CET | 7 giờ sáng theo giờ Thái Bình Dương

Louis Arduin

Louis Arduin

Chuyên gia tư vấn cấp cao, Visure Solutions

Thomas Dirsch

Chuyên gia tư vấn chất lượng phần mềm cấp cao, Razorcat Development GmbH

Phương pháp tiếp cận tích hợp với Giải pháp Visure và Phát triển Razorcat TESSY

Tìm hiểu cách hợp lý hóa việc quản lý và xác thực yêu cầu để có kết quả tốt nhất.