Giải pháp thăm quan


HỖ TRỢ
Đăng ký
Đăng nhập
Bắt đầu dùng thử miễn phí

MS Excel và Word: Chúng có phù hợp với Yêu cầu không? | Các phương pháp hay nhất & Hướng dẫn đầy đủ

Khi nói đến quản lý yêu cầu, Microsoft Office thường là một trong những công cụ đầu tiên được nghĩ đến. Rốt cuộc, hầu hết mọi người đã quen thuộc với MS Excel và Word. Và ngay cả khi không, đường học tập không quá dốc. Nhưng liệu những công cụ có mục đích chung này có thực sự phù hợp để quản lý các yêu cầu phần mềm? Trong bài đăng này, chúng ta sẽ xem xét một số nhược điểm của việc sử dụng MS Excel và Word cho Quản lý Yêu cầu và so sánh chúng với những lợi ích của việc sử dụng nền tảng Quản lý Yêu cầu nâng cao hơn.

MS Excel và Word: Chúng có phù hợp với Yêu cầu không? | Các phương pháp hay nhất & Hướng dẫn đầy đủ

Mục lục

Quản lý yêu cầu là gì?

Theo Ian Sommerville, “Quản lý yêu cầu là quản lý các yêu cầu thay đổi trong quá trình kỹ thuật yêu cầu và phát triển hệ thống.”

Quản lý yêu cầu là quá trình đưa ra, phân tích, lập tài liệu và theo dõi các yêu cầu. Nó đảm bảo rằng các yêu cầu phù hợp được nắm bắt và chúng có thể theo dõi được trong suốt vòng đời của dự án.

Mục đích chính của quản lý yêu cầu là đảm bảo thực hiện yêu cầu rõ ràng, ngắn gọn và không có lỗi cho nhóm kỹ sư để họ có thể đảm bảo phát hiện ra lỗi trong hệ thống và có khả năng giảm chi phí dự án cũng như rủi ro.

Tại sao không sử dụng MS Office cho Quản lý Yêu cầu?

Một trong những nhược điểm lớn nhất của việc sử dụng MS Excel và Word cho Quản lý Yêu cầu là chúng không được thiết kế cho mục đích đó. Do đó, chúng thiếu nhiều tính năng và chức năng giúp Quản lý yêu cầu dễ dàng và hiệu quả hơn. Ví dụ, có thể khó theo dõi tất cả các yêu cầu khi chúng nằm rải rác trên nhiều tài liệu. Và nếu bạn cần thay đổi một yêu cầu nào đó, bạn thường phải xem qua từng tài liệu một để tìm và cập nhật nó.

  • Thông tin rải rác - Thông tin trong Microsoft word hoặc excel bị phân tán và không có tổ chức. Do đó, trước hết mất rất nhiều thời gian để tìm chính xác những gì bạn cần và thứ hai, khiến việc sử dụng lại những yêu cầu đó trở nên khó khăn. Ngoài ra, các tác vụ khác nhau như sắp xếp và lọc không thể thực hiện được trong word hoặc excel.
  • Không có khả năng truy xuất nguồn gốc – Microsoft office không cho phép bất kỳ loại truy xuất nguồn gốc nào trong tài liệu của mình. Do đó, không có cách nào để lấy số liệu và báo cáo hoặc thực hiện phân tích tác động. Nếu bạn phải theo dõi tất cả các yêu cầu trong word hoặc office, thì việc đó phải được thực hiện thủ công, điều này rất tốn thời gian và công sức. 
  • Truy cập đồng thời - Khi người dùng mở một tài liệu, nó sẽ bị chặn hoàn toàn. Không có cách nào để người dùng khác sửa đổi tài liệu trong khi người khác đang mở tài liệu. Không có quyền truy cập khác nhau trên các yêu cầu / thuộc tính / vv. Do đó, không thể có nhiều người dùng truy cập vào cùng một tài liệu cùng một lúc. 
  • Thiếu Kiểm soát & Thử nghiệm Kiểm tra - Trong Microsoft Office, các tài liệu chỉ có thể có nhiều phiên bản khi được quản lý theo cách thủ công chứ không có thông tin bên trong các tài liệu đó. Ngoài ra, không có hồ sơ về những thay đổi được thực hiện trong các yêu cầu. Do đó, không có lịch sử thay đổi, không thể thực hiện các hoạt động như kiểm soát thay đổi hoặc kiểm soát phiên bản. 

Ngược lại, nền tảng Quản lý yêu cầu được thiết kế đặc biệt để quản lý các yêu cầu phần mềm. Điều này có nghĩa là nó bao gồm tất cả các tính năng và chức năng bạn cần để giúp Quản lý yêu cầu dễ dàng và hiệu quả hơn. Ví dụ: hầu hết các nền tảng Quản lý Yêu cầu đều bao gồm một kho lưu trữ trung tâm, nơi lưu trữ tất cả các yêu cầu. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi tất cả các yêu cầu và thực hiện các thay đổi khi cần thiết. Ngoài ra, hầu hết các nền tảng Quản lý yêu cầu đều rất hợp tác. Điều này có nghĩa là các thành viên khác nhau trong nhóm có thể làm việc trên các phần khác nhau của yêu cầu cùng một lúc mà không gây nhầm lẫn hoặc mắc lỗi.

Nhìn chung, có nhiều nhược điểm khi sử dụng MS Excel và Word để Quản lý Yêu cầu. Các công cụ có mục đích chung này không được thiết kế cho mục đích đó và thiếu nhiều tính năng cũng như chức năng giúp Quản lý Yêu cầu dễ dàng và hiệu quả hơn. Ngược lại, nền tảng Quản lý Yêu cầu được thiết kế đặc biệt để quản lý các yêu cầu phần mềm và bao gồm tất cả các tính năng và chức năng bạn cần để giúp Quản lý Yêu cầu dễ dàng và hiệu quả hơn. Do đó, hầu hết các công ty thực hiện quá trình chuyển đổi sang nền tảng Quản lý yêu cầu đều nhanh chóng nhận ra những lợi ích mà nó mang lại.

Công cụ quản lý yêu cầu

Quản lý yêu cầu (RM) là quá trình lập hồ sơ, theo dõi và quản lý các yêu cầu trong suốt vòng đời phát triển phần mềm. Đây có thể là một thách thức, đặc biệt nếu các yêu cầu không được xác định rõ ràng hoặc thay đổi thường xuyên. Các công cụ RM có thể giúp làm cho quá trình này dễ dàng hơn bằng cách tự động hóa một số tác vụ và cung cấp khả năng hiển thị nhiều hơn về trạng thái của các yêu cầu.

Những lợi ích chính của việc triển khai các công cụ này bao gồm:

  • Hiệu quả cao hơn trong quản lý dự án và tăng thêm độ chính xác cho việc kiểm soát dự án
  • Tăng cường và duy trì khả năng truy xuất nguồn gốc ở tất cả các cấp
  • Thực hiện tốt hơn các hoạt động khác nhau như kiểm soát phiên bản, quản lý thay đổi và phân tích tác động
  • Tăng khả năng tái sử dụng hiệu quả và quản lý dòng sản phẩm
  • Khả năng tạo đường cơ sở cao hơn
  • Nâng cao kiến ​​thức về phạm vi dự án cho các bên liên quan

Yêu cầu thăm quan Nền tảng ALM

Visure là một trong những nền tảng quản lý yêu cầu đáng tin cậy nhất chuyên về quản lý yêu cầu cho các tổ chức thuộc mọi quy mô trên toàn cầu. Các đối tác chính của Visure bao gồm các công ty quan trọng về kinh doanh và quan trọng về an toàn. Công ty tích hợp thông qua toàn bộ quy trình Quản lý vòng đời ứng dụng bao gồm quản lý rủi ro, theo dõi vấn đề và lỗi, quản lý truy xuất nguồn gốc, quản lý thay đổi và nhiều lĩnh vực khác như phân tích chất lượng, lập phiên bản yêu cầu và báo cáo mạnh mẽ. 

Các tính năng hàng đầu của Visure bao gồm:

Nhập liền mạch – Nhiều tổ chức toàn cầu và công ty khởi nghiệp theo dõi và quản lý các yêu cầu của họ theo cách thủ công bằng Microsoft Word và Excel. Theo dõi nhanh quá trình học tập và triển khai Visure của nhóm bạn bằng cách nhập các yêu cầu, truy xuất nguồn gốc, rủi ro và các trường hợp thử nghiệm từ MS Office Word & Excel vào Nền tảng ALM Yêu cầu Visure. Ngoài ra, các nhóm sẽ có thể nhập các chức năng mã nguồn được liên kết với các yêu cầu, hình ảnh, bảng và sơ đồ. Điều này sẽ cho phép bạn bắt đầu thuận lợi và dễ dàng bắt đầu sử dụng các tính năng của công cụ ALM yêu cầu hiện đại để đo lường chất lượng của các yêu cầu, tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và tăng cường cộng tác giữa các nhóm kỹ thuật.

Xuất liền mạch – Visure cho phép bạn dễ dàng xuất bất kỳ mục và báo cáo nào trong các dự án ở cả định dạng Excel và Word, điều này sẽ giúp quá trình cộng tác và đánh giá Bên liên quan của bạn dễ dàng, cũng như tuân thủ. Ngoài ra, Trình quản lý báo cáo của Visure cho phép các nhóm tạo tài liệu ở bất kỳ định dạng nào với khả năng tùy chỉnh cấp cao, thêm bảng điều khiển và số liệu trên các báo cáo để làm tài liệu hoặc kiểm toán.

Thiết lập truy xuất nguồn gốc và kiểm soát – Tại sao lại sử dụng ALM Yêu cầu Visure mà không phù hợp với Word và Excel cho các yêu cầu của bạn? Một trong những lợi ích chính là Word và Excel không cung cấp khả năng truy xuất nguồn gốc cho các nhóm trong các dự án hoặc yêu cầu. Khi bạn nhập mọi thứ vào Visure, trong công cụ này, bạn tạo chế độ xem phân tích tác động hiển thị ma trận truy xuất nguồn gốc giữa các yêu cầu, rủi ro, thử nghiệm và chức năng mã nguồn. Điều này cho phép nhóm của bạn có được khả năng truy xuất nguồn gốc và kiểm soát từ đầu đến cuối trên các dự án, với nhiều cộng tác viên trên đó.

Hợp tác tốt hơn – Visure cung cấp các giao diện người dùng có thể tùy chỉnh dựa trên dự án mà bạn đang thực hiện. Tất cả thông tin được tổ chức hợp lý trên các giao diện này cho phép tất cả các cá nhân làm việc cùng nhau trong khi vẫn ở trên cùng một trang. 

Hội nhập - Visure hỗ trợ các tiêu chuẩn dựa trên XML, như ReqIF và XRI, giúp chúng tôi trao đổi các yêu cầu giữa nhiều khách hàng và nhà cung cấp khác nhau. 

Bảo vệ - Visure đảm bảo bảo mật đúng thông tin và yêu cầu. Chúng tôi thực hiện điều này thông qua chính sách truy cập nghiêm ngặt của mình, trong đó chỉ một số người nhất định mới có thể truy cập các hiện vật ngay cả ở cấp tiểu học. 

Phân tích chất lượng - Trình phân tích chất lượng của Visure cho phép bạn thực hiện phân tích ngữ nghĩa của các yêu cầu để xác định chất lượng của các yêu cầu. Do đó, việc ngăn chặn các yêu cầu chuyển sang giai đoạn tiếp theo trong chu kỳ phát triển trở nên dễ dàng hơn. 

Mô hình dữ liệu – Visure hỗ trợ nhiều quy trình phát triển như Agile, V-model, v.v. Tại Visure, chúng tôi đảm bảo phân tích các vấn đề cụ thể vốn có trong các mô hình kinh doanh và cung cấp mô hình dữ liệu giải pháp cho từng nhu cầu cụ thể. Các mô hình dữ liệu này có thể tùy chỉnh để liên quan đến các quy trình nội bộ của khách hàng và có thể được thực thi theo yêu cầu.

Kết luận

Quản lý yêu cầu là một quy trình quan trọng trong phát triển phần mềm, nhưng có thể khó thực hiện đúng. Đó là lý do tại sao nhiều công ty đang chuyển sang sử dụng các công cụ quản lý yêu cầu chuyên nghiệp như Nền tảng ALM Yêu cầu Visure. Nền tảng của chúng tôi đã được thiết kế từ đầu để giúp việc quản lý yêu cầu trở nên dễ dàng và hiệu quả cho mọi người tham gia. chúng tôi cung cấp một Dùng thử miễn phí 30 ngày để bạn có thể dùng thử nền tảng của chúng tôi và tự mình xem nó có thể giúp nhóm của bạn tạo ra phần mềm tốt hơn nhanh hơn như thế nào. Yêu cầu bản dùng thử miễn phí của bạn ngay hôm nay và xem sự khác biệt mà quản lý yêu cầu chuyên nghiệp có thể tạo ra cho dự án tiếp theo của bạn.

Đừng quên chia sẻ bài viết này!

Áo sơ mi

Tự động hóa phạm vi truy xuất nguồn gốc từ đầu đến cuối

Tháng Sáu 13th, 2024

11 giờ sáng giờ EST | 5 giờ chiều CET | 8 giờ sáng theo giờ Thái Bình Dương

Fernando Valera

Louis Arduin

CTO, Giải pháp Visure

Andreas Horn

Quản lý cấp cao, Vector Informatik

Đạt được đầy đủ các yêu cầu về truy xuất nguồn gốc và đo lường phạm vi kết cấu cho các chứng nhận tiêu chuẩn

Tìm hiểu cách truy xuất nguồn gốc giúp nâng cao tính minh bạch, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo đáp ứng tất cả các yêu cầu của dự án.