Quản lý các yêu cầu phức tạp với Word & Excel

“Các yêu cầu là rất quan trọng để quản lý thành công dự án”, một thực tế được hầu hết các tổ chức chấp nhận rộng rãi, phải không? Theo một số nghiên cứu như báo cáo CHAOS của Standish Group, việc phải đối phó với các yêu cầu không rõ ràng hoặc được xác định kém, không thể đo lường cũng như xác nhận, là một trong những lý do chính khiến dự án thất bại.

Với việc sản phẩm hiện đại ngày càng phức tạp, bao gồm nhiều khía cạnh kỹ thuật và các thành phần phần cứng/phần mềm để mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng bên cạnh các quy định an toàn dành riêng cho ngành phải được tuân thủ, điều cấp thiết hơn bao giờ hết đối với các công ty là phải phấn đấu để đạt được thành công trong cạnh tranh để nắm vững quản lý yêu cầu của họ. Do đó, năng suất hiệu quả với hiệu quả tối đa nên được ưu tiên hàng đầu khi phát triển các sản phẩm phức tạp trong các ngành như sản xuất thiết bị y tế, hàng không vũ trụ & quốc phòng và kỹ thuật ô tô.

Khi nói đến việc quản lý các yêu cầu phức tạp, các ứng dụng Microsoft Office như Word và Excel không đáp ứng được yêu cầu đó. Chắc chắn, những chương trình này rất phù hợp với các tài liệu văn bản cơ bản và tổ chức dữ liệu trong bảng tính, nhưng chúng không phù hợp khi xử lý sự phức tạp của các dự án lớn hơn. Ví dụ: nếu bạn cần theo dõi các thay đổi giữa các phiên bản của tài liệu hoặc sơ đồ hoặc theo dõi thông tin đầu vào của nhiều bên liên quan trong một dự án—những điều thường xảy ra trong quá trình phát triển phần mềm—bạn sẽ nhanh chóng thấy mình bị choáng ngợp bởi số lượng lớn nỗ lực cần thiết để làm như vậy chỉ sử dụng Word và Excel.

Đó là lúc các công cụ quản lý yêu cầu chuyên biệt phát huy tác dụng. Những công cụ này được thiết kế đặc biệt để theo dõi các yêu cầu theo thời gian và trên các phiên bản khác nhau của tài liệu và sơ đồ. Chúng thường bao gồm các tính năng như kiểm soát phiên bản, truy xuất nguồn gốc và các công cụ cộng tác để giúp quản lý mức độ phức tạp của dự án. Với những công cụ này, các nhóm có thể cộng tác hiệu quả hơn trong các dự án và đảm bảo rằng các yêu cầu của mọi người đều được giải quyết trong suốt quá trình. Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm một cách tốt hơn để quản lý các yêu cầu phức tạp, hãy nhớ xem các công cụ quản lý yêu cầu chuyên biệt như vậy. Nó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và rắc rối—đồng thời giúp công việc của bạn dễ dàng hơn nhiều!