Quản lý yêu cầu & Truy xuất nguồn gốc với Microsoft Office Word & Excel
Khi nói đến quản lý yêu cầu, Microsoft Office thường là một trong những công cụ đầu tiên xuất hiện trong đầu. Xét cho cùng, hầu hết mọi người đã quen thuộc với MS Excel và Word. Và ngay cả khi họ không như vậy, đường cong học tập không quá dốc. Nhưng những công cụ đa năng này có thực sự phù hợp để quản lý các yêu cầu phần mềm không?
Thay thế MS Office bằng Công cụ quản lý yêu cầu
Mục lục
Hạn chế của việc sử dụng MS Office để quản lý các yêu cầu
Một trong những nhược điểm lớn nhất của việc sử dụng MS Excel và Word cho Quản lý Yêu cầu là chúng không được thiết kế cho mục đích đó. Do đó, chúng thiếu nhiều tính năng và chức năng giúp Quản lý yêu cầu dễ dàng và hiệu quả hơn. Ví dụ, có thể khó theo dõi tất cả các yêu cầu khi chúng nằm rải rác trên nhiều tài liệu. Và nếu bạn cần thay đổi một yêu cầu nào đó, bạn thường phải xem qua từng tài liệu một để tìm và cập nhật nó.
#1. Khó theo dõi các thay đổi: MS Office không có khả năng kiểm soát phiên bản, khiến nhiều người dùng khó làm việc đồng thời trên cùng một tài liệu hoặc một người dùng khó theo dõi các thay đổi theo thời gian. Do đó, có nguy cơ mất dữ liệu và sự không nhất quán trong các phiên bản tài liệu nếu nhiều thành viên trong nhóm thực hiện thay đổi.
#2. Hỗ trợ cộng tác hạn chế: MS Office chỉ hỗ trợ các tính năng cộng tác cơ bản như chia sẻ tệp trong nền tảng và khả năng chỉnh sửa hạn chế, điều này có thể khiến các nhóm khó cộng tác hiệu quả trên các tài liệu yêu cầu.
#3. Khả năng tìm kiếm kém: Khả năng tìm kiếm trong MS Office không đủ phức tạp để tìm kiếm hiệu quả một lượng lớn nội dung dựa trên văn bản một cách nhanh chóng và chính xác, gây khó khăn cho việc tìm kiếm thông tin cụ thể.
#4. Khả năng mở rộng hạn chế: MS Office không được thiết kế để quản lý các yêu cầu ở quy mô lớn, đây có thể là một vấn đề đối với các tổ chức lớn hơn cần theo dõi và quản lý hàng trăm hoặc hàng nghìn yêu cầu.
#5. Hỗ trợ truy xuất nguồn gốc kém: MS Office không cung cấp các tính năng truy xuất nguồn gốc mạnh mẽ, khiến các nhóm gặp khó khăn trong việc lập bản đồ và liên kết các yêu cầu liên quan theo thời gian. Điều này có thể dẫn đến sự không nhất quán trong dữ liệu và lỗ hổng trong khả năng truy xuất nguồn gốc trên nhiều tài liệu.
#6. Chi phí bảo trì cao: Việc duy trì các tài liệu MS Office có thể tốn kém do nỗ lực thủ công cần thiết để cập nhật nội dung và giữ cho tài liệu luôn cập nhật khi các yêu cầu thay đổi theo thời gian. Ngoài ra, các quy trình thủ công có thể gây ra lỗi trong dữ liệu ảnh hưởng đến độ chính xác và tính nhất quán.
#7. Không có khả năng trực quan hóa dữ liệu: MS Office không cung cấp khả năng trực quan hóa dữ liệu, điều này có thể khiến các nhóm khó có được cái nhìn tổng thể về các yêu cầu của họ và mối quan hệ giữa chúng. Điều này hạn chế khả năng xác định nhanh các xu hướng và mẫu trong dữ liệu.
#số 8. Không hỗ trợ kiểm thử tự động: MS Office không cung cấp khả năng kiểm tra tự động, điều này có thể hạn chế khả năng xác định nhanh các lỗi hoặc sự không nhất quán trong dữ liệu. Do đó, nỗ lực thủ công là cần thiết để kiểm tra các tài liệu yêu cầu có thể tốn thời gian và dễ mắc lỗi.
#9. Thiếu tùy chọn tùy chỉnh: MS Office có các tùy chọn tùy chỉnh hạn chế, khiến các nhóm khó điều chỉnh phương pháp quản lý yêu cầu theo nhu cầu cụ thể của họ. Điều này hạn chế tính linh hoạt của nền tảng và có thể gây khó khăn cho việc thích ứng khi nhu cầu kinh doanh thay đổi theo thời gian.
#10. Khả năng tích hợp kém: MS Office không cung cấp khả năng tích hợp mạnh mẽ với các ứng dụng hoặc nền tảng khác, nghĩa là không có cách nào dễ dàng để chuyển dữ liệu giữa các hệ thống khác nhau. Do đó, nỗ lực thủ công thường được yêu cầu để di chuyển và duy trì dữ liệu trên các hệ thống khác nhau.
Hạn chế của việc sử dụng MS Office để quản lý các yêu cầu có thể có tác động tiêu cực đáng kể đến tính chính xác, nhất quán và hiệu quả của quy trình làm việc của nhóm. Để tránh những vấn đề này và tối ưu hóa phương pháp quản lý yêu cầu của họ, các tổ chức nên cân nhắc đầu tư vào các công cụ được thiết kế riêng cho mục đích này. Những công cụ như vậy thường cung cấp các tính năng mạnh mẽ như kiểm soát phiên bản, khả năng cộng tác, hỗ trợ thử nghiệm tự động và các mẫu có thể tùy chỉnh để cho phép các nhóm quản lý hiệu quả các yêu cầu của họ trên quy mô lớn. Ngoài ra, nhiều giải pháp hiện đại cung cấp khả năng trực quan hóa dữ liệu mạnh mẽ và các tùy chọn tích hợp để cho phép người dùng hiểu sâu hơn về dữ liệu của họ và dễ dàng chuyển thông tin giữa các hệ thống khác nhau. Bằng cách tận dụng các công cụ phù hợp để quản lý yêu cầu, các tổ chức có thể đảm bảo độ chính xác và hiệu quả trong các quy trình của họ và cung cấp các sản phẩm chất lượng cao hơn.
Thay thế MS Office bằng Công cụ quản lý yêu cầu
Để thay thế MS Office bằng một công cụ quản lý yêu cầu, cần phải thực hiện một số bước chính. Đầu tiên và quan trọng nhất, điều cần thiết là phải hiểu các quy trình và công cụ hiện tại đang được tổ chức hoặc nhóm dự án sử dụng. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng bất kỳ phần mềm mới nào được chọn sẽ đáp ứng nhu cầu cụ thể của người dùng. Tiếp theo, nên tiến hành nghiên cứu các giải pháp và sản phẩm quản lý yêu cầu có sẵn. Trong quá trình này, điều quan trọng là phải xem xét các tính năng như khả năng tích hợp với các ứng dụng và hệ thống khác, tính thân thiện với người dùng cho tất cả các thành viên trong nhóm, khả năng mở rộng để phát triển trong tương lai và hiệu quả chi phí.
Khi một sản phẩm phù hợp được chọn và mua, sản phẩm đó có thể được triển khai vào các quy trình hiện có của công ty. Điều này có thể liên quan đến việc thực hiện các thay đổi đối với cơ sở hạ tầng nội bộ như mạng, cơ sở dữ liệu và các ứng dụng phần mềm hiện có. Quá trình triển khai cũng có thể bao gồm đào tạo cho tất cả các thành viên trong nhóm để đảm bảo rằng mọi người đều có thể sử dụng công cụ quản lý yêu cầu mới một cách hiệu quả và hiệu quả.
Tại sao mọi người muốn chuyển sang các công cụ Quản lý yêu cầu như Visure?
Các tổ chức mới bắt đầu sử dụng các công cụ Microsoft Office như Word và Excel để quản lý các yêu cầu của họ là điều khá phổ biến. Nhưng những gì họ không nhận ra là việc quản lý và duy trì các tạo tác chi tiết như các yêu cầu thay đổi liên tục, đặc biệt là trong thế giới phần mềm, có thể là một nhiệm vụ tẻ nhạt và tốn thời gian. Vì vậy, lý do chính khiến mọi người chuyển sang các công cụ Quản lý yêu cầu là họ không thể quản lý mọi thứ thông qua MS Office hoặc Excel Sheets nữa. Vì vậy, họ cần một số công cụ cho việc đó để có thể tiết kiệm thời gian cũng như tiền bạc.
Nếu mọi người đến từ các công cụ Quản lý Yêu cầu khác như IBM Doors, thì có thể có nhiều lý do để họ áp dụng một công cụ mới. Một trong những điều phổ biến nhất là giá cả. Một số công cụ quá đắt đối với các công ty vừa và nhỏ. Một lý do khác có thể là họ đã tìm thấy một số hàng nhái trong công cụ hiện tại mà họ không đủ khả năng để có.
Một lý do khác khiến họ chuyển sang các công cụ Quản lý Yêu cầu là truy xuất nguồn gốc. Việc duy trì khả năng truy xuất nguồn gốc từ đầu đến cuối trong MS Word hoặc Excel Sheets là điều gần như không thể. Và mọi thứ vượt khỏi tầm tay khá nhanh. Vì vậy, họ cần một công cụ linh hoạt và có thẩm quyền để làm điều đó cho họ để mọi thứ có thể được lưu trữ đúng cách và trên một nền tảng duy nhất mà mọi người đều có thể truy cập.
Quản lý chất lượng của tài liệu là một trong những lý do phổ biến nhất khiến mọi người chuyển sang các công cụ Quản lý yêu cầu. Chất lượng kém hoàn toàn không phải là điều tốt cho bất kỳ tổ chức nào ngay cả khi mọi thứ có thể trông đẹp và bắt mắt. Các công cụ Quản lý yêu cầu giúp bạn phân tích tài liệu từ quan điểm chất lượng và giúp đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Mọi người thích gì về Visure?
Visure được biết đến là một công cụ chính thức, linh hoạt và hoàn toàn có khả năng hợp lý hóa các quy trình yêu cầu, cho phép tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn, hiệu quả hơn và hợp tác hơn. Các tính năng được yêu thích nhất của công cụ này bao gồm:
- Hội nhập - Visure cung cấp một mạng lưới tích hợp rộng rãi với một số công cụ RM khác như Jira, IBM Doors, Azure DevOps, Matlab Simulink, Enterprise Architect, GitLab và MS Office. Visure cũng sử dụng định dạng ReqIF được sử dụng rộng rãi để nhập các yêu cầu từ nền tảng này sang nền tảng khác và ngược lại. Vì vậy, đối với những người có nền tảng sử dụng MS Office hoặc bất kỳ công cụ nào khác, tính năng này là một điểm nổi bật.
- Giao diện người dùng linh hoạt – Visure đảm bảo tích hợp các giải pháp với các công cụ khác đã được triển khai với các tiêu chuẩn và trình kết nối mở. Visure cũng cung cấp hỗ trợ kỹ thuật được cá nhân hóa cho khách hàng của mình và giúp họ triển khai các sáng kiến giúp họ cải thiện quy trình quản lý yêu cầu của mình.
- Hỗ trợ chất lượng – Khách hàng của chúng tôi nhận được sự hỗ trợ chất lượng tốt nhất từ việc viết ra các mô hình yêu cầu của bạn và cung cấp dịch vụ tại chỗ. Visure hỗ trợ bạn khi bạn không thể tin tưởng đám mây cho dữ liệu riêng tư của mình. Công cụ này cũng cung cấp phân tích chất lượng cho các quy trình yêu cầu trong tổ chức của bạn để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ nhất có thể.
- Tiêu chuẩn - Visure hỗ trợ các mẫu tuân thủ tiêu chuẩn cho ISO 26262, IEC 62304, IEC 61508, CENELEC 50128, DO-178B/C, FMEA, SPICE, CMMI, v.v để giúp khách hàng của chúng tôi làm việc trong các môi trường được quản lý như ngành thiết bị y tế, hàng không vũ trụ và quốc phòng, ô tô, tài chính, dược phẩm và phần mềm.
- Mô hình dữ liệu – Visure hỗ trợ nhiều quy trình phát triển như Agile, V-model, v.v. Tại Visure, chúng tôi đảm bảo phân tích các vấn đề cụ thể vốn có trong các mô hình kinh doanh và cung cấp mô hình dữ liệu giải pháp cho từng nhu cầu cụ thể. Các mô hình dữ liệu này có thể tùy chỉnh để liên quan đến các quy trình nội bộ của khách hàng và có thể được thực thi theo yêu cầu.
- truy xuất nguồn gốc – Visure giúp duy trì khả năng truy xuất nguồn gốc hai chiều vững chắc và hiển thị tương tác giúp dễ dàng tìm thấy tất cả các yếu tố bị ảnh hưởng cả trực tiếp và gián tiếp trong dự án. Ngoài ra, khả năng truy xuất nguồn gốc từ đầu đến cuối cho phép bạn phân tích tốt hơn các thay đổi và tác động của chúng, đồng thời xác định rõ hơn thử nghiệm nào phải được thực hiện.
- Mẫu dựng sẵn – Visure cung cấp các mẫu dựng sẵn để bạn bắt đầu. Điều này tiết kiệm rất nhiều thời gian cho khách hàng của chúng tôi khi họ muốn bắt đầu mới. Các mẫu này có thể tùy chỉnh và có thể thay đổi theo yêu cầu của một người.
Kết luận
Công cụ quản lý yêu cầu Visure là lựa chọn hoàn hảo cho các nhóm muốn quản lý yêu cầu của họ với tốc độ và hiệu quả. Nó cung cấp một giải pháp toàn diện có thể được tích hợp với các công cụ khác, cho phép người dùng tạo tài liệu chất lượng cao trong khi vẫn tuân thủ các tiêu chuẩn khác nhau. Visure cũng cung cấp các mẫu dựng sẵn, phân tích chất lượng và các tính năng truy xuất nguồn gốc giúp đảm bảo các yêu cầu được quản lý đúng cách và hiệu quả. Kiểm tra Visure với sự giúp đỡ của chúng tôi 30 ngày dùng thử miễn phí ngay bây giờ!
Đừng quên chia sẻ bài viết này!
