Panduan Terlengkap untuk Manajemen Persyaratan dan Ketertelusuran

Cara Menulis Dokumen Persyaratan Produk yang Efektif

Apa itu Dokumen Persyaratan Produk?

Dokumen Persyaratan Produk (PRD) adalah dokumen yang menguraikan fitur dan fungsi produk atau layanan. Ini berfungsi sebagai kesepakatan antara pemangku kepentingan, pengembang, desainer, dan penguji. Tujuan PRD adalah untuk memungkinkan setiap orang yang terlibat dalam proyek memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang perlu dibangun dan mengapa. Dokumen ini harus memberikan perincian tentang cara kerja setiap fitur, apa yang harus dilakukan, dan persyaratan lain yang terkait dengan produk atau layanan.

PRD juga berisi informasi seperti pengguna target, kasus penggunaan, cerita pengguna, sketsa desain, dan gambar rangka sehingga semuanya dapat digunakan untuk mengembangkan produk atau layanan yang sebenarnya. PRD harus selalu menyertakan informasi tentang rencana dan proses pengujian sehingga setiap orang memiliki pemahaman yang sama dalam hal kualitas produk. Sangat penting untuk setiap proyek pengembangan produk yang sukses karena memastikan bahwa setiap orang yang terlibat memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang perlu dilakukan, bagaimana hal itu harus dilakukan, dan mengapa hal itu harus dilakukan. Dokumen ini juga membantu memastikan bahwa tidak seorang pun yang terlibat dalam proyek membuang-buang waktu untuk tugas atau persyaratan yang tidak perlu.

Apa Pentingnya Dokumen Persyaratan Produk?

Pentingnya memiliki dokumen persyaratan produk yang komprehensif tidak bisa cukup ditekankan. PRD yang terdefinisi dengan baik dapat membantu memastikan bahwa setiap orang yang terlibat dalam proyek memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang perlu dilakukan dan mengapa hal itu perlu dilakukan. Selain itu, ini akan membuat semua pemangku kepentingan tetap pada tugas dengan tujuan mereka dan memastikan tidak ada ketergantungan yang terlewatkan atau disalahpahami. Namun yang paling penting, ini akan memberikan kepercayaan kepada semua orang yang terlibat dalam proyek dan memastikan bahwa produk tersebut berhasil.

PRD dapat menjadi alat yang berharga untuk proyek apa pun, tetapi penting untuk diingat bahwa PRD perlu ditinjau dan diperbarui secara berkala sesuai kebutuhan. Melakukan hal ini akan membantu memastikan akurasi, validitas, dan keberhasilan produk atau layanan apa pun. Dengan meluangkan waktu untuk membuat dan memelihara PRD yang komprehensif, semua pemangku kepentingan dapat merasa tenang mengetahui proyek mereka telah diberi peluang terbaik untuk sukses.

Selain itu, jika persyaratan berubah dari waktu ke waktu karena teknologi baru atau umpan balik pengguna, maka dokumen ini juga harus mencerminkan perubahan tersebut sehingga setiap orang yang terlibat tetap mengetahui apa yang perlu mereka lakukan. Dengan cara ini tidak akan ada kebingungan atau kesalahpahaman yang dapat menyebabkan masalah yang tidak terduga.

Terakhir, penting untuk diingat bahwa tidak semua produk sama dan oleh karena itu, PRD yang berbeda perlu dibuat untuk masing-masing produk. Setiap produk atau layanan akan memiliki serangkaian persyaratan dan fitur uniknya sendiri sehingga penting bagi PRD untuk mencerminkannya dengan benar. Selain itu, selalu penting untuk memastikan bahwa semua pemangku kepentingan memahami apa yang diharapkan dari produk atau layanan sebelum pekerjaan apa pun dimulai sehingga tidak ada kesalahpahaman di kemudian hari. PRD yang baik dapat membantu melakukan ini dan pada akhirnya, membantu menyediakan produk atau layanan yang sukses.

Komponen Utama Dokumen Persyaratan Produk

PRD yang baik harus mencakup komponen-komponen berikut:

Tujuan – Bagian ini merinci masalah yang perlu dipecahkan dan siapa yang akan mendapat manfaat dari penggunaan produk ini. Selain itu, ini menekankan bagaimana produk ini selaras dengan tujuan dan inisiatif menyeluruh perusahaan kami untuk kesuksesan yang lebih besar.
Fitur – Bagian ini menguraikan fitur apa yang harus dimiliki produk dan bagaimana fungsinya. Dengan kata lain, ini menguraikan berbagai persyaratan yang membantu menentukan setiap fitur terpisah dari produk dan cara kerjanya.
Kriteria Rilis – Ini terdiri dari lima komponen utama dokumen:
1. Fungsi — Fungsi minimum yang diperlukan untuk merilis produk.
2. Usability — Ini menjelaskan bagaimana Anda akan menjamin bahwa produk tersebut intuitif dan mudah digunakan.
3. Keandalan — Ini menjelaskan bagaimana Anda akan memastikan bahwa sistem cukup dapat diandalkan.
4. Performance — Ini menjelaskan kriteria yang harus dicapai produk
5. Daya dukung — Ini menjelaskan bagaimana perusahaan Anda dapat menjamin bahwa produk akan didukung secara memadai.
Perusahaan – Ini terdiri dari tiga komponen utama dokumen:
1. Waktu Rilis Target – Ini menjelaskan kapan produk siap untuk dirilis.
2. Milestones – Ini menjelaskan tugas apa yang harus diselesaikan untuk mencapai jendela rilis yang ditargetkan.
3. Lepaskan Ketergantungan – Pertimbangan tambahan untuk dipertimbangkan yang dapat mempengaruhi peluncuran produk.

PRD yang baik pada akhirnya akan memastikan bahwa semua pemangku kepentingan mendapatkan hasil maksimal dari investasi mereka dalam mengembangkan produk atau layanan yang sukses. Penting untuk dicatat bahwa PRD harus selalu ditinjau kembali dan diperbarui kapan pun diperlukan selama keseluruhan proses. Melakukan hal itu akan membantu semua orang tetap selaras dengan perubahan atau fitur baru yang perlu ditambahkan atau dihapus serta memastikan semua orang mengetahui risiko atau masalah apa pun yang mungkin muncul. Dokumen ini juga harus ditinjau secara berkala untuk memastikan akurasi dan validitas sehingga tidak ada potensi masalah yang luput dari perhatian. Melakukan hal ini akan membantu menciptakan produk atau layanan yang lebih baik secara keseluruhan dan membuat semua orang yang terlibat dalam proyek tetap pada jalurnya dengan tujuan mereka.

Proses Penulisan Dokumen Persyaratan Produk yang Efektif

Membuat Dokumen Persyaratan Produk (PRD) bukanlah tugas yang mudah dan tidak boleh dianggap enteng. Dibutuhkan waktu, penelitian, dan kolaborasi untuk membuat dokumen efektif yang secara akurat mencerminkan fitur dan tujuan produk. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk menulis PRD:

Langkah 1. Kumpulkan semua Pemangku Kepentingan Terkait: Langkah pertama adalah mempertemukan pemangku kepentingan terkait dan menentukan peran mereka dalam proses pembentukan PRD. Ini termasuk pemilik produk, desainer, pengembang, penguji QA, dll.

Langkah 2. Tentukan Tujuan dan Sasaran: Langkah kedua adalah mengidentifikasi apa tujuan utama dari produk atau layanan ini dan siapa yang akan diuntungkan. Penting untuk memastikan semua pemangku kepentingan sepakat tentang tujuan dan sasaran produk.

Langkah #3. Tentukan Prinsip Produk: Langkah ketiga adalah menguraikan prinsip-prinsip produk. Ini adalah nilai-nilai panduan yang akan membuat semua orang tetap pada jalurnya dan sepakat selama proses berlangsung. Misalnya, peralatan medis harus sangat andal, sangat aman, dan mudah digunakan.

Langkah #4. Tentukan Profil Pengguna: Langkah keempat adalah menentukan profil pengguna yang harus ditargetkan oleh produk atau layanan ini dan kebutuhan apa yang harus dipenuhi. Untuk membuat produk yang sukses, perlu memiliki pemahaman mendalam tentang pengguna. Ini berarti Anda harus memahami siapa penggunanya, apa tujuan mereka ketika menggunakan produk Anda dan bagaimana mereka akan mencapai tujuan tersebut. Untuk melakukan ini secara efektif, mulailah dengan mengidentifikasi profil pengguna kemudian lanjutkan dengan menguraikan aspirasi masing-masing sebelum berfokus pada tugas tertentu yang perlu dilakukan agar mereka dapat mencapai tujuan yang diinginkan.

Langkah #5. Garis Besar Fitur dan Fungsi Produk: Langkah kelima adalah mengembangkan daftar fitur dan fungsionalitas terkaitnya. Sangat penting untuk menguraikan bagaimana setiap fitur harus bekerja, apa yang harus dicapai, dan setiap kasus tepi yang harus didukungnya.

Kinerja produk akan digambarkan dalam apa yang disebut persyaratan fungsional. Persyaratan ini menyatakan tujuan produk dan tidak boleh menjelaskan bagaimana hal itu dicapai. "Bagaimana" diidentifikasi selama desain produk dan proses pengembangan.

Pembatasan dan batasan produk akan diartikulasikan melalui persyaratan non-fungsional. Kondisi ini, yang dipaksakan oleh pemangku kepentingan, menentukan batas desain produk.

Beberapa hal umum yang termasuk dalam daftar fitur adalah:

Deskripsi Fitur Produk
Tujuan Fitur Produk
Menerbitkan Alamat Fitur
Fungsi Fitur
Kendala Fitur
Asumsi Fitur
Desain Fitur
Bagian Fitur yang Tidak Disertakan (jika ada)
Kriteria Penerimaan
...

Langkah #6. Pembuatan Prototipe dan Pengujian: Langkah keenam adalah membuat prototipe dan mengujinya. Prototyping adalah cara yang bagus untuk memiliki pemahaman yang lebih baik tentang fungsionalitas produk yang diinginkan dan memastikan bahwa produk tersebut memenuhi semua persyaratan. Ini juga berfungsi sebagai kesempatan untuk mengumpulkan umpan balik pengguna yang dapat membantu menyempurnakan produk lebih lanjut sebelum diluncurkan.

Pengujian validasi produk biasanya dipecah menjadi tiga jenis:

Pengujian Kelayakan – Menilai kelayakan suatu ide melibatkan pembuatan prototipe atau model dan kemudian mengevaluasinya dengan hati-hati untuk melihat apakah desainnya praktis.

Kegunaan Pengujian – Melalui pengujian kegunaan, Anda dapat mengakses umpan balik yang tak ternilai dari konsumen target Anda. Jenis investigasi ini mengungkap kebutuhan yang pada awalnya diabaikan atau dianggap kurang kritis dari yang diasumsikan semula.

Ujian penerimaan – Jenis pengujian ini dilakukan untuk memastikan bahwa produk memenuhi semua persyaratan dan spesifikasi yang digariskan dalam PRD-nya.

Langkah #7. Membuat Garis Waktu: Langkah ketujuh adalah membuat garis waktu kapan setiap fitur harus diselesaikan. Hal ini penting karena memungkinkan tim untuk tetap teratur dan sesuai jadwal sambil memastikan mereka tidak melewatkan tenggat waktu. Sebagai manajer produk, penting untuk mengurutkan urutan setiap persyaratan dalam kategori label "harus dimiliki", "ingin tinggi", dan "baik untuk dimiliki". Ada dua alasan untuk ini, salah satunya memberikan pemahaman yang lebih baik tentang berapa banyak upaya yang harus dilakukan untuk setiap fitur; kedua, memprioritaskan fitur Anda dengan cara ini membantu Anda membuat peta jalan yang jujur dengan tujuan yang realistis.

Langkah #8. Tinjau dan Revisi: Langkah kedelapan adalah meninjau kembali dan merevisi produk. Saat tren baru berkembang, kebutuhan pengguna dapat berubah atau menjadi lebih spesifik. Sangat penting untuk meninjau produk Anda secara teratur dan mengevaluasi kembali fitur-fiturnya agar tetap mengikuti perkembangan zaman. Nilai kembali kebutuhan pengguna Anda dan pertimbangkan bagaimana produk Anda dapat memenuhi kebutuhan mereka dengan lebih baik. Langkah ini harus diambil secara berkala sepanjang siklus hidup suatu produk untuk memastikan produk tersebut tetap relevan dan sukses di pasar tertentu.

Langkah #9. Kelola Pengembangan Produk: Langkah kesembilan adalah mengelola proses pengembangan produk. Manajer produk bertanggung jawab untuk mengelola jadwal pengiriman produk, anggaran, dan sumber daya sepanjang siklus hidup pengembangannya. Ini melibatkan mengawasi tugas-tugas seperti menetapkan tonggak, memantau kemajuan, menyelesaikan masalah, dan membuat penyesuaian jika diperlukan. Dokumen Persyaratan Produk (PRD) adalah entitas dinamis dan harus digunakan untuk memantau semua fitur dan persyaratan produk Anda seiring kemajuan Anda melalui pengembangan dan peluncuran.

Manajer produk juga harus memiliki kemampuan untuk mengantisipasi masalah potensial yang mungkin timbul selama proyek untuk memberikan solusi tepat waktu sebelum terjadi penundaan besar. Mereka harus terus berkomunikasi dengan pemangku kepentingan dan anggota tim untuk memastikan bahwa semua komitmen terpenuhi sambil bekerja untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat membuat Dokumen Persyaratan Produk yang efektif yang menguraikan semua detail yang diperlukan dari produk atau layanan Anda sebelum diluncurkan, memastikan keberhasilan saat dirilis. Penting untuk diingat bahwa PRD adalah dokumen yang hidup, artinya PRD harus diperbarui dan direvisi sesuai kebutuhan selama proses berlangsung. Melakukannya akan membantu memastikan tidak ada yang luput dari perhatian atau terlupakan selama pengembangan produk atau layanan Anda.

Terakhir, terlepas dari seberapa teliti dokumen PRD Anda, penting untuk terus melakukan percakapan dengan pemangku kepentingan selama seluruh proses pengembangan. Ini akan memastikan setiap orang tetap selaras dengan perubahan dan risiko yang mungkin muncul di sepanjang jalan untuk memberikan produk atau layanan yang sukses tepat waktu dan sesuai anggaran.

Tantangan Umum Saat Merancang Dokumen Persyaratan Produk

Tantangan #1. Tidak Memahami Pengguna – Salah satu tantangan paling umum saat membuat PRD adalah tidak memperhitungkan kebutuhan pengguna. Tanpa sepenuhnya memahami apa yang diinginkan pelanggan, hampir tidak mungkin membuat dokumen efektif yang memenuhi semua persyaratan dan harapan mereka.

Tantangan #2. Informasi Tidak Lengkap atau Tidak Akurat – Tantangan lainnya adalah memastikan semua informasi yang relevan disertakan dalam PRD produk Anda. Ini mencakup semuanya mulai dari deskripsi fitur hingga metrik kinerja dan harus diperbarui secara berkala saat informasi baru tersedia atau perubahan dibuat.

Tantangan #3. Lebih Banyak untuk Disimpan Daripada Ruang – Tantangan ketiga adalah memastikan bahwa semua informasi yang diperlukan dapat masuk ke dalam satu dokumen. Bergantung pada ruang lingkup proyek Anda, ini mungkin menjadi sulit karena lebih banyak data dan fitur ditambahkan ke PRD. Dalam kasus ini, penting untuk memprioritaskan apa yang perlu disertakan agar tim Anda tetap fokus pada tujuan dan hasil kerja mereka.

Tantangan #4. Kurang kejelasan - Terakhir, ketidakjelasan saat mengomunikasikan persyaratan antara pemangku kepentingan dan pengguna dapat menyebabkan penundaan yang signifikan dan mencegah produk memenuhi tenggat waktu peluncurannya. Sangat penting bahwa setiap orang yang terlibat dalam proses memahami ekspektasi sehingga tidak ada yang terlewatkan atau dilupakan selama pengembangan.

Tantangan #5. Garis Waktu yang Tidak Realistis – Penting untuk menetapkan garis waktu yang realistis dalam dokumen Anda sehingga semua pemangku kepentingan mengetahui berapa lama waktu yang diperlukan untuk mengembangkan setiap fitur sebelum diluncurkan. Memiliki garis waktu yang tidak realistis dapat menyebabkan penundaan atau bahkan pembatalan proyek sama sekali.

Tantangan #6. Kurang komunikasi - Terakhir, kurangnya komunikasi antar pemangku kepentingan dapat menyebabkan kesalahpahaman dan ketidaksepakatan tentang proses pengembangan produk. Memastikan setiap orang berada di halaman yang sama sepanjang siklus hidup produk Anda akan membantu memastikan keberhasilannya saat dirilis.

Tantangan #7. Ketertelusuran – Selain itu, PRD Anda seharusnya tidak hanya mencatat persyaratan produk Anda tetapi juga menyediakan metode untuk menindaklanjuti masalah, bug, dan uji kasus yang terkait dengan setiap persyaratan. Selain itu, PRD yang sukses membutuhkan kemampuan ketertelusuran antara berbagai elemen persyaratannya.

Dengan memahami tantangan umum ini dan mengambil langkah proaktif untuk menghindarinya, Anda dapat membuat Dokumen Persyaratan Produk yang efektif yang menetapkan ekspektasi realistis untuk semua pihak yang terlibat dan memastikan pengembangan produk yang sukses dari awal hingga akhir.

Tips Menulis Dokumen Persyaratan Produk yang Efektif

Dokumen Persyaratan Produk adalah salah satu dokumen terpenting untuk produk apa pun. Ini menentukan apa yang harus dilakukan produk, bagaimana tampilannya, dan bagaimana pengguna dapat berinteraksi dengannya. Untuk menulis PRD yang efektif, berikut adalah beberapa tips yang harus Anda perhatikan:

▶ ️ Sertakan hanya Fitur Utama di PRD Anda – Hindari mendokumentasikan apa pun yang tidak penting bagi pengguna. Fokus pada fitur inti yang akan membuat produk berhasil.

▶ ️ Buat Hirarki yang Jelas – Pastikan dokumen Anda diatur dengan cara yang membuatnya mudah dibaca dan dipahami. Pisahkan topik yang kompleks menjadi bagian-bagian yang lebih kecil agar tidak membanjiri pembaca dengan informasi.

▶ ️ Libatkan Pemangku Kepentingan dalam Proses – Penting untuk melibatkan semua pemangku kepentingan terkait dalam Prototipe selama proses pembuatan PRD. Mereka akan dapat memberikan wawasan berharga yang dapat membantu membuat keputusan produk yang lebih baik.

▶ ️ Uji Secara Menyeluruh – Pastikan semua fitur yang ditentukan dalam PRD diuji secara menyeluruh sebelum merilis produk. Ini penting untuk memastikan bahwa produk berfungsi seperti yang diharapkan dan memenuhi permintaan pengguna.

▶ ️ Dokumentasikan Setiap Perubahan – Pastikan untuk mendokumentasikan setiap perubahan yang dilakukan pada PRD untuk melacak apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam produk. Ini akan membantu mempermudah proses peninjauan ketika tiba waktunya untuk mengirimkan produk atau layanan.

▶ ️ Pertahankan Garis Waktu – Semua persyaratan yang disebutkan dalam dokumen harus diberi tanggal tertentu. Ini membantu dalam mengidentifikasi fitur atau persyaratan mana yang diharapkan terlebih dahulu dan memungkinkan prioritas tugas yang lebih baik.

▶ ️ Tentukan Kriteria Penerimaan – Kriteria ini menentukan kapan persyaratan tertentu telah dipenuhi. Ini dapat didasarkan pada angka kinerja, metrik kegunaan, atau parameter lain yang diperlukan.

▶ ️ Memprioritaskan Persyaratan – Tidak semua fitur memiliki prioritas yang sama. Tim pengembangan harus memahami fitur mana yang penting untuk difokuskan terlebih dahulu dan bagaimana sisanya dapat diurutkan setelah itu.

▶ ️ Memecah Dokumen menjadi Bagian – Pisahkan dokumen menjadi beberapa bagian berbeda berdasarkan kumpulan fitur, jenis pengguna, atau parameter lain yang berlaku. Ini membantu dalam mengatur berbagai aspek produk secara lebih efisien untuk keterbacaan yang lebih baik.

▶ ️ Jelas Mendefinisikan Peran dan Tanggung Jawab – Setiap persyaratan harus memiliki pemilik yang bertanggung jawab atas pengirimannya dan juga harus menyertakan ekspektasi dari berbagai pemangku kepentingan yang terlibat di dalamnya.

Poin-poin ini akan membantu Anda dalam membuat PRD yang efektif yang dapat dengan mudah dipahami oleh semua orang yang terlibat dalam proyek. Persyaratan tidak hanya membuat tim tetap fokus, tetapi juga membantu merancang produk yang lebih baik dengan cepat dan efisien.

Jangan lupa untuk membagikan postingan ini!